¿A quién debo contratar para mi boda?

Hola! Espero se encuentren bien y hayan disfrutado de mi ultimo "post". Vamos rápido a la info por qué es mucha. Como vamos por partes, hoy quería compartirles información de cómo crear esa lista de "vendors" o servicios que necesitan para la boda y como decidir a quién contratar. Esta parte será una de la más importantes y más extensas en tu proceso de planificación. Esta lista la debes comenzar temprano y con mucho cuidado por que los servicios que contrates pueden "make or break" tu boda.

Para que tu día fluya y sea lo que siempre soñaste necesitas un equipo que vaya acorde con el concepto, que sea profesional y responsable, entre otras cosas mas. Es recomendable que sean personas con un buen porfolio, sin importar el servicio que ofrezcan. Por ejemplo, buenas recomendaciones y reseñas, mas de uno o dos de sus trabajos publicados en sus redes sociales y buen servicio al cliente. Pueden conseguirlos haciendo una simple búsqueda en algunas en tus redes sociales, google y hasta visitando alguna feria de bodas. Como nota adicional quería recomendarles visitar las ferias de bodas, ahí encontrarán servicios de todo tipo, sorteos y usualmente cada "vendor" hace ofertas especiales para este tipo de evento así que podrían conseguir más de uno de los servicios que buscan en eventos como este y en mejor precio.

Este “post” será un tanto extenso así que les incluiré una lista de los servicios en los cuales abundaré más por su gran importancia en las bodas y por qué son indispensables y al final encontraran otra lista de servicios los cuales no discutiré mucho pues considero que ahí podrás tener más espacio para decidir si lo incluyes o no y si juegas un poco con los mismos.

Los servicios que son necesarios e indispensables en una boda son:

1. Coordinación

2. Fotógrafo

3. "Venue"

4. Música

5. Decoración

6. Comida

1. El coordinador/a

Este lo pongo primero por que es el más importante de todos. Muchas personas están reacias a la idea de contratar a alguien que los ayude a coordinar su evento por que los ven como una perdida de dinero o de tiempo, pero no tienen idea de la importancia y el rol tan grande que tocan. Si han leído mis "posts" anteriores saben que yo estoy certificada como coordinadora y con anterioridad sabia muchos de los servicios que quería contratar para mi boda pero aun así decidí contratar una coordinadora. Por si a caso, su página se llama "Eventive" vayan a darle un vistazo, ¡ES LA MEJOR!. El planificar una boda es un trabajo arduo y si tu tienes un trabajo regular, una familia y otras responsabilidades diarias es bueno que al menos consideres la idea. Otra de las razones por las cuales debes contratar un coordinador es por que ellos se no solo "montan" la boda, por decirlo así, si no que también se encargan de todo, el día de la misma. Vamos a decir que no contrataste a nadie para la coordinación, imagínate esto, el día de su boda estás con el estrés de supervisar el montaje del salón, la decoración de la ceremonia, encargarte que todos los servicios lleguen bien, a tiempo y al lugar correcto, mientras también te encargas de tu arreglo personal, de supervisar el arreglo del séquito, y encima debes resolver cualquier imprevisto que se presente, entre otras cosas mas que hay que hacer. De tan solo escribir esa oración me dio un poco de ansiedad. El mero hecho de que te vas a casar causa mucho estrés y echarte todo esa carga encima, sin la experiencia, es aun mas estresante y puede causar que tu día pase del mejor de tu vida al peor.

Hay muchísimos buenos coordinadores que ofrecen diferentes paquetes de servicios que se ajustan a las necesidades del cliente. Si crees que puedes planificar tu boda pero hay lugares donde tienes duda o necesitas ayuda, puedes contratar a un coordinador de manera parcial, como hice yo. Si piensas que tienes demasiadas cosas en tu vida como para también planificar una boda puedes contratar al coordinador de manera total y aunque sí tendrás que estar presente el coordinador se encargara de la mayoría del trabajo. Los coordinadores con experiencia saben como trabaja la industria, y podrán guiarte hacia lo más que te conviene de acuerdo a tu presupuesto y concepto. Ellos están ahí para asegurarse que te mantengas enfocado en lo importante y para que las cosas vayan de acuerdo a lo que necesitas y quieres. De hecho hasta se encargaran de que te mantengas dentro del presupuesto, si eres como yo que todo lo que veo lo quiero JAJAJAJA.

Podría continuar dándoles razones para contratar a un coordinador pero no los quiero aburrir. En fin, no importa el tamaño, el presupuesto o el lugar de la boda siempre recomendaré que se contrate un coordinador. Mi coordinadora fue una de las razones principales por las cuales mi boda quedo como yo quería. Así que si eres de los que piensa que un coordinador no vale la pena por favor, repiensalo y consideralo, te aseguro que no te vas a arrepentir. Miren a Valentina, mi coordinadora, en esta foto cuando estábamos viendo el trabajo realizado. Todos felices y satisfechos por que quedó como queríamos.

Foto por Jesart Photography

2. Fotógrafo

El fotógrafo es uno de los elementos más importantes de la boda pues es el encargado de preservar ese día para siempre. De hecho el fotógrafo es el "vendor" más contratado en la industria de las bodas. Cada fotógrafo tiene su particularidad y su propio estilo. La manera más fácil de ver el trabajo de los fotógrafos hoy día es en las redes sociales o en sus blogs. Ahí podrán ver el estilo de cada uno y por qué se destacan. Hay muchísimas opciones para escoger por eso es importante estudiar bien las opciones que tienes, comunicarte efectivamente con ellos y escoger uno que sea puntual, responsable, atento a los detalles y que se acerque más a lo que buscas en estilo y presupuesto. Recuerda que este trabajo es el que durará por más tiempo luego de la boda y es importante que sea alguien con un porfolio impecable y buenas recomendaciones. No es un servicio barato y aun así no recomiendo que busquen al mas económico, la mayoría del tiempo pagar un poco más vale la pena. Recuerdo que luego de la boda Chris, la persona que odia mas los "selfies" en este mundo, me dijo que su parte favorita fue el fotógrafo y que estaba loco por ver las fotos. Para mi eso fue una confirmación que tome la decisión correcta y cuando recibí las fotos aún mas todavía. Fue un excelente trabajo de parte de Jesart Photography.

3. El Venue

¿Dónde vamos a hacer la boda? Una pregunta demasiado importante. Decidan hacer la ceremonia en la iglesia o no, el "venue" o salón donde será la recepción debe ser una decisión muy bien pensada y que vaya de acuerdo con el presupuesto, el tamaño y el concepto de la boda. Si deciden casarse en la iglesia deben escoger un lugar cercano a la misma y que pueda acomodar la cantidad de invitados que tienen. Les cuento, el lugar donde me case no era mi primera opción, no estoy diciendo que no me gustaba pero yo estaba enamorada de otro lugar. El problema que se me presentó era que el lugar donde yo quería hacer la boda inicialmente era muy lejos de donde nuestras familias vivían, estaba fuera de "budget" y no tenían espacio suficiente para la cantidad de invitados de nuestra boda. Aunque yo estaba enamoradísima de ese lugar sabía que no era buena decisión hacer la boda ahí por lo tanto desistí. Seguí buscando y decidimos visitar donde finalmente fue nuestra boda, Zafra del Caribe en Gurabo, PR. Lo primero que me fije del lugar es que es favorable para una boda con un concepto rústico, lo cual no me encantaba pero a Chris sí. El servicio al cliente fue buenísimo y las cosas que incluían en el paquete de bodas eran muy atractivas. También tenían espacio para hacer la ceremonia en un jardín (como queríamos) y los salones acomodaban a la cantidad de invitados que teníamos. Entonces, decidimos encontrarnos en el medio. Con la decoración nos alejaríamos del concepto rústico y aún así nos mantuvimos dentro de "budget" y con las comodidades que buscábamos. Por eso es bien importante que investiguen bien, no hagan como yo y se enamoren de un lugar a primera vista. Hagan muchas preguntas, vayan en persona al lugar, si es posible con el coordinador, piénsenlo bien y tomen una decisión informada.

4. La Música

Bueno, todo el mundo sabe que una fiesta sin música no es una fiesta. Así que es importante decidir y estudiar a quien van a contratar. Tienen que preguntarse, ¿Queremos música en vivo o DJ? ¿Que tipo de música queremos en nuestra boda? ¿Que tipo de música le gustaría mas a los invitados? Estas son algunas de las preguntas que se deben hacer antes de contratar un servicio de música. Yo quería que en mi boda nadie se quedara sentado. Quería que todos bailaran mucho y celebraran nuestra unión por lo tanto opte por una orquesta en vivo. También sabia que muchos de mis invitados eran personas mayores así que también debía acomodar para ese grupo. Pues comenzamos la búsqueda basado en esas condiciones y conseguimos un grupo que cumplía con lo que buscábamos, ofrecían varias cosas que buscábamos en sus paquetes y estaban dentro del presupuesto. Nos aseguramos que fueran responsables, que tuvieran buenas recomendaciones y que fueran vestidos acorde con la actividad (asegúrense que sigan el código de vestimenta de su boda). Al final, quedamos encantados y todo el mundo habló de lo mucho que disfrutaron en nuestra boda. La orquesta que contratamos se llama La Descarga Musical y fueron excelentes.

5. Decoración

La decoración es un elemento bien importante por qué es lo que va a hacer realidad tu concepto. Muchas personas deciden hacer las decoraciones ellos mismos para ahorrarse el dinero de un decorador y eso no esta mal pero hay que tener en mente cuan grande es la boda y el espacio que se va a decorar, el gran trabajo que es y el mucho tiempo que va tomar. Otras personas buscan algo mas elaborado y en ese caso es bueno contratar un decorador. Hay muchos decoradores en la industria que se ajustan a tu presupuesto. Por ejemplo, si ustedes determinan que quieren gastar no mas de $3,000 en la decoración para una boda de 150 personas (eso da para una decoración bastante sencilla) pueden pedir una cotización a varios decoradores que trabajen de esa manera, con la información de su concepto, lugar, el presupuesto y la cantidad de invitados. Ellos podrán decirles que pueden ofrecerles de acuerdo al presupuesto establecido. A partir de eso pueden escoger el que les ofrezca lo mas cercano a lo que buscan. Otros decoradores trabajan cobrando una cantidad especifica por invitado y dependiendo de las cosas que busquen ahí va subiendo la cantidad. Es importante que se comuniquen y que conozcan la manera en que cada uno trabaja para obtener cotizaciones factibles.

Para mí la inversión en la decoración es importante por que si se hace bien el concepto o tema que quieren podrá llevarse a cabo, ayudara a que las fotos queden muchísimo mejor y hará que tu boda sea personalizada y a tu gusto. Hay muchos coordinadores que incluyen la decoración en sus paquetes y son muy buenos en ambas, obviamente por dar ambos servicios es mas costoso pero también es una opción que pueden considerar. Les confieso que para mi boda me salí un poco de "budget" en esta parte pues como les dije, no todo fue perfecto y habían unas cosas especificas que yo quería que costaban mas. Así que es bien importante describir lo que buscan bien, estar consientes que la decoración y las flores son costosas y tener una mente abierta pues no todo es tan fácil como lo que se ve en Pinterest. Mi decorador fue SIOD Inc. muy profesional, creativo y capturo mi visión completamente.

6. La comida

¡Que importante es esta parte! Tan malo que es ir a un lugar y que la comida este mala. Hay muchos "venues" que incluyen la comida en sus paquetes y ofertas de bodas, hay otros en los cuales debes contratar el servicio con alguna compañía de "catering" aparte. Por ejemplo los hoteles casi siempre incluyen la comida y los restaurantes que tienen salones obviamente también la incluyen. Lo importante de esto es que puedas probar la comida de ante mano. Sea con un restaurante, con un hotel o con un servicio aparte SIEMPRE deben darles la oportunidad de un "tasting". Esto te permite probar el menú que tendrán el día de la boda de ante mano y así ver si algo no te gusta, si quieres cambiar algún elemento o quieres añadir algo más. Asegurense de que esto siempre este incluido en el servicio pues no seria agradable que sirvan la comida, no sepan que esperarse y no sepa bien. Eso podría causar un gran disgusto entre los invitados y ustedes. En mi caso Zafra del Caribe es un restaurante y cocinan riquísimo, tuvimos un "tasting" en el cual le dimos "feedback" al "staff" de ellos y el día de la boda todos quedamos encantados con la comida.

Bueno ya describí los 6 elementos que considero son los mas importantes e indispensables en una boda. Ahora les daré una listita de los servicios adicionales con los que pueden jugar y escoger a su gusto. Por ejemplo, si no te gusta el bizcocho pues puedes escoger otro tipo de postre y así por el estilo. Además del bizcocho quiero hablarles luego.

Aquí les van:

7. Bizcocho o postre, pueden tener ambos, como yo, JEJE.

8. Las invitaciones.
9. Oficiante

10. Videografo, si quieres tener algo mas que las fotos.

11. Transportación, puede ser del lugar de arreglo al "venue" o de la iglesia al "venue".

12. Música para la ceremonia, si los músicos de la recepción no ofrecen el servicio.

13. Batucada o algún "surprise element" para la hora loca.

14. Servicio de barra y bartender si desean alcohol en su boda y si el "venue" no lo incluye.

15. Arreglo personal (hablaremos de esto a fondo mas delante).

16. Vestimenta del novio y la novia (también hablaremos de esto mas adelante).

17. Recordatorios, si desean dar alguno.

18. "Photobooth" si quieren un elemento divertido en su boda.

19. Fuegos artificiales si quieren irse bien "extra". Obviamente verifica si se puede hacer.

Hay muchísimas cosas mas que podrían tener en su boda pero con los primeros 6 ya tienen los elementos principales. Los demás en la lista son cosas con las que pueden ser más creativos aún y que pueden jugar con opciones para hacer de su boda una mas personalizada y de acuerdo a su al estilo de ustedes.

Espero les haya servido esta información y que estén mas claros en que servicios son necesarios para su boda. Si tienen alguna pregunta o comentario pueden dejarlos debajo de este "post". Les incluiré algunas fotos de algunos de los miembros del maravilloso equipo que trabajo de mi boda.

Los veo en el próximo "post".

Besos, Aidinés.